OGÓLNE WARUNKI ŚWIADCZENIA USŁUG

§1  Przedmiot Umowy

I  PEŁNA KSIĘGOWOŚĆ:

  1. Na mocy Umowy Zleceniodawca zleca prowadzenie ksiąg rachunkowych, a Zleceniobiorca zobowiązuje się do ich prowadzenia na warunkach określonych niniejszą Umową.
  2. Przedmiot Umowy stanowi:
    • prowadzenie i przechowywanie przez Zleceniobiorcę ewidencji księgowej (syntetycznej i analitycznej) Zleceniodawcy w postaci: księgi rachunkowej, zwanej dalej „Księgą”, na którą składają się:
      • dziennik,
      • konta księgi głównej i kont pomocniczych, 
      • zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i kont pomocniczych oraz
      • odrębnie prowadzony inwentarz;
    • prowadzenie i przechowywanie przez Zleceniobiorcę dokumentacji podatkowej, na którą składają się:
      • odrębne ewidencje dla celów podatku od towarów i usług,
      • odrębne ewidencje podatku dochodowego od osób prawnych,
      • ewidencje środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych
      • zwanej dalej „Ewidencjami”;
    • sporządzanie rocznego sprawozdania finansowego;
  3. Zleceniodawca może, za zgodą Zleceniobiorcy zlecić wykonanie dodatkowych czynności niż wymienione w pkt 2
  4. Zleceniobiorca może przy wykonywaniu przedmiotu Umowy powierzyć wykonanie poszczególnych czynności związanych z realizacją Umowy innej osobie lub innemu podmiotowi.

 

II  KADRY I PŁACE :

  1. Na mocy Umowy Zleceniodawca zleca prowadzenie spraw kadrowo-płacowych, a Zleceniobiorca zobowiązuje się do ich prowadzenia na warunkach określonych niniejszą Umową.
  2. Przedmiot Umowy stanowi:
    • Prowadzenie spraw kadrowych Zleceniodawcy polegające na:
      • na wyraźną prośbę – przekazanie wzoru umów z pracownikami, w oparciu o Kodeks Pracy oraz informacje i wytyczne przekazywane przez Zleceniodawcę w tym:
        • umów o pracę,
        • umów zlecenia,
        • umów o dzieło
      • przygotowanie świadectw pracy;
      • sporządzanie zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu;
      • sporządzanie informacji o stanie urlopów wypoczynkowych i przekazywanie właścicielowi,  zarządowi lub wskazanej osobie;
      • prowadzenie akt osobowych dla pracowników zgodnie z zasadami przewidzianymi w przepisach prawa pracy w tym:
        • ustalanie uprawnień do wszelkich rodzajów absencji (np. urlop wypoczynkowy, zwolnienie lekarskie), oraz prowadzenie ewidencji nieobecności na podstawie dokumentów źródłowych dostarczonych przez Klienta,
      • prowadzenie rejestru badań lekarskich;
      • prowadzenie rejestru szkoleń wstępnych i okresowych BHP;
      • zgłaszanie i wyrejestrowywanie pracowników z ZUS;
      • prowadzenie ewidencji czasu pracy na podstawie ewidencji nieobecności oraz faktycznego czasu pracy przekazywanych do Zleceniobiorcy; 
      • opracowywanie spraw związanych z zajęciami komorniczymi;
      • pomoc przy kontrolach Państwowej Inspekcji Pracy i ZUS.
    • Płace:
      • naliczanie wszystkich rodzajów wynagrodzeń, na podstawie ewidencji czasu pracy przekazanej do Zleceniobiorcy;
      • sporządzanie list płac, w tym także odcinków wypłat (tzw. „paski”), rachunków i do nich list rachunków oraz ich wysyłka
      • obliczanie wartości podatków, składek ZUS, składek PPK do zapłaty przez Zleceniodawcę i ich wysyłka;
      • rozliczanie umów cywilnoprawnych (np. umowy zlecenia, umowy o dzieło), członków zarządu,
      • składanie wniosków do ZUS o wypłatę zasiłków;
    • Deklaracje:
      • sporządzanie deklaracji PIT-11 wraz z przesłaniem jednego egzemplarza do właściwego dla pracownika Urzędu Skarbowego i przekazaniem jednego egzemplarza Pracodawcy, który wyda je pracownikom;
      • sporządzanie rocznej deklaracji PIT-4R wraz z przesłaniem jej do właściwego Urzędu Skarbowego
      • sporządzanie i przesyłanie do ZUS miesięcznych deklaracji rozliczeniowych (DRA+RCA);
      • Sporządzanie i przesyłanie do serwisu PPK deklaracji składkowych;
  3. Zleceniodawca może, za zgodą Zleceniobiorcy, zlecić wykonanie innych czynności, niż czynności wymienione w ust. 2. Lista wraz z cennikiem najczęściej wystawianych dokumentów dodatkowych stanowi załącznik do umowy, dokumenty dodatkowe spoza listy będą indywidualnie ustalane i wyceniane pomiędzy Zleceniodawcą a Zleceniobiorcą.
  4. Zleceniobiorca może przy wykonywaniu przedmiotu Umowy powierzyć wykonanie poszczególnych czynności związanych z realizacją Umowy innej osobie lub innemu podmiotowi.

 

§2  Obowiązki Zleceniobiorcy

  1. Zleceniobiorca zobowiązuje się wykonywać przedmiot Umowy z zachowaniem należytej staranności i w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, w tym w szczególności ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r..
  2. Zleceniobiorca zobowiązuje się, na każde żądanie Zleceniodawcy, udostępnić jemu lub osobom przez niego upoważnionym, wszelkie dokumenty związane z wykonywaniem niniejszej Umowy.
  3. Zleceniobiorca oświadcza, że zawarł umowę ubezpieczenia OC za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością i zobowiązuje się do posiadania ubezpieczenia przez cały okres obowiązywania Umowy. 
  4. Zleceniobiorca na podstawie Umowy nie jest uprawniony do zaciągania w imieniu Zleceniodawcy zobowiązań oraz do zawierania jakichkolwiek umów.
  5. Zleceniobiorca oświadcza, że bezpośredni nadzór nad dokumentacją kadrowo-płacową będzie sprawowała osoba posiadająca certyfikat Stowarzyszenia Księgowych w Polsce lub równoważny.
  6. Zleceniobiorca zobowiązuje się przekazywać deklaracje do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Urzędu Skarbowego z zachowaniem terminów ustawowych. Deklaracje będą sporządzane na podstawie danych przekazanych przez Zleceniodawcę.

 

§3  Obowiązki Zleceniodawcy

  1. Zleceniodawca zobowiązuje się do:
    • właściwego pod względem formalnym i rzetelnego pod względem merytorycznym dokumentowania operacji gospodarczych będących podstawą wpisów dokonywanych przez Zleceniobiorcę w Księdze, Ewidencjach oraz Dokumentacji;
    • dostarczania do 8-go dnia następnego miesiąca, po zakończeniu miesiąca kalendarzowego, wszystkich dokumentów księgowych niezbędnych do prawidłowego wykonania przedmiotu Umowy w terminie;
    • dostarczania do 3 dnia od zdarzenia gospodarczego, wszystkich dokumentów kadrowo-płacowych niezbędnych do prawidłowego wykonania przedmiotu Umowy w terminie;
    • niezwłocznego informowania Zleceniobiorcy o wszelkich zdarzeniach mogących mieć wpływ na prawidłowość prowadzenia Księgi i Ewidencji oraz rozliczeń publicznoprawnych;
    • niezwłocznego dostarczania skanów w formacie PDF, dokumentacji kadrowo-płacowych na adres poczty elektronicznej, niezbędnych do prawidłowego przygotowania dokumentów w terminie;
    • udostępnienia na żądanie Zleceniobiorcy dokumentów niezbędnych do prawidłowej oceny dokumentów podatkowych;
    • udzielania wszelkich informacji dotyczących dokumentacji księgowej w celu umożliwienia prawidłowego wykonania przedmiotu Umowy,
    • informowania o wszelkich zdarzeniach mających znaczenie dla prawidłowego prowadzenia spraw kadrowo płacowych oraz rozliczeń publicznoprawnych;
    • sprawnego administrowania i zarządzania posiadaną przez siebie dokumentacją, w szczególności terminowego dostarczania i udostępniania Zleceniobiorcy dokumentów księgowych oraz innych dokumentów niezbędnych do prawidłowego wykonania przedmiotu Umowy przez Zleceniobiorcę. 
  2. Zleceniodawca na mocy Umowy udziela Zleceniobiorcy pełnomocnictwa, do podpisywania w jego imieniu sporządzonych deklaracji rozliczeniowych z tytułu:
    • podatku od towarów i usług,
    • podatku dochodowego od osób prawnych,
    • podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie rozliczeń pracowniczych,
    • składek na ubezpieczenie społeczne.
  3. Zleceniodawca oświadcza, że nie toczy się w jego sprawie postępowania administracyjne, karne lub karno-skarbowe w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. 
  4. Zleceniodawca na mocy Umowy udziela Zleceniobiorcy pełnomocnictwa także do prowadzenia akt osobowych oraz dokumentacji w sprawach ze stosunku pracy oraz prowadzenia dokumentacji związanej z zawieraniem przez Zleceniodawcę innych umów, w szczególności umów cywilnoprawnych oraz do dokonywania jej cyfrowego odwzorowania na zasadach określonych w § 8 niniejszej Umowy.
  5. W terminie 30 dni od dnia zawarcia Umowy, Zleceniodawca udzieli Zleceniobiorcy stosownego upoważnienia umożliwiającego Zleceniobiorcy dostęp elektroniczny do rachunku bankowego Zleceniodawcy w trybie „do odczytu” oraz pobierana przez Zleceniobiorcę wyciągów bankowych oraz plików elektronicznych z tymi wyciągami. W przypadku braku możliwości pobrania przez Zleceniobiorcę ww. plików elektronicznych z wyciągami, Zleceniodawca zobowiązuje się je niezwłocznie wysyłać Zleceniobiorcy, w szczególności w formacie MT940, STA, CSV lub innym uniwersalnym, który można wgrać do systemu Zleceniobiorcy.

 

§4  Poufność

  1. Strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, o których dowiedziały się w związku z wykonywaniem przedmiotu Umowy.
  2. Zleceniobiorca zobowiązuje się do korzystania z wszelkich informacji uzyskanych w związku z realizacją Umowy wyłącznie w celu należytego wykonywania obowiązków z niej wynikających.
  3. Dopuszcza się ujawnienie w/w informacji w przypadku gdy:
    • Zleceniodawca wydał uprzednią zgodę pisemną na ich ujawnienie,
    • obowiązek ich ujawnienia wynika z przepisów prawa, 
    • żądanie ujawnienia pochodzi od uprawnionych do tego organów kontroli państwowej.

 

§5  Odpowiedzialność Zleceniobiorcy

  1. Zleceniobiorca od dnia zawarcia Umowy przejmuje odpowiedzialność przewidzianą przepisami prawa za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowość oraz spraw kadrowo-płacowych i Zleceniodawcy, z zastrzeżeniem, że Zleceniodawca ponosi wyłączną odpowiedzialności za realizację ciążących na nim zobowiązań wobec Urzędu Skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w szczególności terminowego regulowania należności podatkowych oraz składek na ubezpieczenie społeczne, o których Zleceniobiorca poinformował Zleceniodawcę w toku wykonywania Umowy, a odpowiedzialność Zleceniobiorcy jest wyłączona w tym zakresie.
  2. Zleceniobiorca nie bada ani nie bierze odpowiedzialności za autentyczność dostarczonych przez Zleceniodawcę dokumentów i nie odpowiada za nieprawidłowości wynikające z nierzetelnych lub niezgodnych ze stanem faktycznym informacji dostarczonych przez Zleceniodawcę.
  3. Zleceniobiorca nie odpowiada za niewprowadzenie do Ksiąg dokumentów niedostarczonych przez Zleceniodawcę lub dostarczonych po terminie określonym w § 3 ust. 1 lit. b.
  4. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za nieterminowe opłacanie należności podatkowych, spraw kadrowo-płacowych, oraz nieterminowe złożenie deklaracji, chyba że nastąpiło to z umyślnej winy Zleceniobiorcy.
  5. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za konieczność korekty deklaracji z tytułu spraw kadrowo-płacowych, chyba że nastąpiło to z umyślnej winy Zleceniobiorcy.
  6. Niewywiązywanie się przez Zleceniodawcę z obowiązków określonych w § 3 Umowy zwalnia Zleceniobiorcę od odpowiedzialności za wynikłą z tego tytułu szkodę.
  7. W przypadku zalegania przez Zleceniodawcę z zapłatą wynagrodzenia za co najmniej 1 okres rozliczeniowy, Zleceniobiorca uprawniony jest do wstrzymania wykonywania czynności wskazanych w § 1 Umowy do czasu uiszczenia zaległych płatności przez Zleceniodawcę, bez ponoszenia jakiejkolwiek odpowiedzialności za szkodę wynikłą z tytułu wstrzymania świadczonych usług. 
  8. Odpowiedzialność Zleceniobiorcy z tytułu wykonywania przedmiotu umowy ograniczona jest do kwoty sumy gwarancyjnej, wynikającej z zawartej umowy OC, o której mowa w § 2 ust. 3.

 

§6  Miejsce przechowywania dokumentacji

  1. Strony ustalają zgodnie, iż Księga i Ewidencje oraz dokumenty związane z realizacją przedmiotu Umowy przekazywane w formie papierowej przechowywane będą w siedzibie Zleceniobiorcy.
  2. Strony ustalają zgodnie, iż Księga i Ewidencje oraz dokumenty związane z realizacją przedmiotu Umowy w formie elektronicznej przechowywane będą w siedzibie Zleceniobiorcy przez cały okres trwania umowy.

 

§7  Zasady przechowywania dokumentacji

  1. Strony ustalają zgodnie, iż Dokumentacja i Ewidencje oraz inne dokumenty związane z realizacją przedmiotu Umowy, przekazane Zleceniobiorcy przez Zleceniodawcę, przechowywane będą w siedzibie Zleceniobiorcy. W przypadku Dokumentacji i Ewidencji przekazanej Zleceniobiorcy w formie elektronicznej oraz Dokumentacji i Ewidencji przechowywanej w formie elektronicznej, Dokumentacja i Ewidencja przechowywane będą w siedzibie Zleceniobiorcy w systemie teleinformatycznym, z którego korzysta Zleceniobiorca.
  2. Zleceniobiorca oświadcza, że system teleinformatyczny, o którym mowa w ust. 1, spełnia wymogi wskazane w §9 i § 10 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369 z późn. zm.).
  3. Zleceniodawca może przekazywać Dokumentację i Ewidencję Zleceniobiorcy w formie papierowej oraz elektronicznej.
  4. W przypadku Dokumentacji i Ewidencji przekazanej Zleceniobiorcy w formie papierowej, na żądanie Zleceniobiorcy, Zleceniodawca zobowiązuje się do odbioru Dokumentacji i Ewidencji w wersji papierowej od Zleceniobiorcy w terminie wyznaczonym przez Zleceniobiorcę. W razie braku odbioru przekazanej dokumentacji, o której mowa w ust. 1 w okresie wskazanym przez Zleceniobiorcę, po dniu następującym po terminie wskazanym przez Zleceniobiorcę, Zleceniobiorca ma prawo do naliczania dodatkowej opłaty za każdy dzień przechowywania ww. dokumentacji po wyznaczonym przez Zleceniobiorcę terminie. 
  5. Opłata, o której mowa w ust. 4, nie może przekroczyć kwoty w wysokości 500 zł. 
  6. Zleceniobiorca zobowiązuje się do prowadzenia i przechowywania Dokumentacji, Ewidencji oraz innych dokumentów związanych z realizacją przedmiotu Umowy w sposób gwarantujący zachowanie ich poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres trwania niniejszej Umowy lub przez okres wynikający z przepisów prawa.
  7. Strony wspólnie oświadczają i akceptują, że wynagrodzenie za przechowywanie dokumentacji, o której mowa w ust. 1 lub – w przypadku jej przekazania w formie papierowej – dokonanie jej cyfrowego odwzorowania i przechowywania w formie elektronicznej, jest objęte wynagrodzeniem określonym w niniejszej Umowie i nie przysługują Zleceniobiorcy żadne roszczenia o dodatkowe wynagrodzenie z tego tytułu.

 

§8  Zasady przekazywania dokumentów

  1. Strony ustalają, iż wszelka dokumentacja związana z realizacją Umowy, w tym w szczególności dokumenty elektroniczne (elektroniczna faktura, wydruk z systemu bankowości internetowej, elektroniczny bilet lotniczy, itp.), bądź skany dokumentów lub cyfrowe zdjęcia dokumentów będą przekazywane Zleceniobiorcy przez Zleceniodawcę wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej na adres mailowy Zleceniobiorcy, bądź za pomocą aplikacji udostępnionych Zleceniodawcy przez Zleceniobiorcę, służących do komunikacji między Stronami.
  2. Dokument elektroniczny powinien spełniać wymogi określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, z uwzględnieniem uproszczeń, o których mowa w art. 21 ust. 1a w/w ustawy.
  3. Za pomocą środków komunikacji elektronicznej mogą być przekazywane dokumenty elektroniczne bądź też skany dokumentów w formacie PDF.
  4. Przekazanie przez Zleceniodawcę dokumentów związanych z realizacją Umowy na adres poczty elektronicznej Zleceniobiorcy bądź w formie papierowej musi zostać każdorazowo potwierdzone przez osobę do tego upoważnioną ze strony Zleceniobiorcy.

 

§9  Rozwiązanie Umowy

  1. Strony mogą rozwiązać Umowę na piśmie z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia.
  2. Zleceniobiorca może rozwiązać Umowę bez zachowania terminu wypowiedzenia, ze skutkiem natychmiastowym, w sytuacji gdy Zleceniodawca w sposób rażący narusza postanowienia Umowy oraz z tytułu naruszenia przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
  3. Zleceniobiorca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku zalegania przez Zleceniodawcę z zapłatą wynagrodzenia za co najmniej 2 okresy rozliczeniowe.
  4. Po wygaśnięciu Umowy Zleceniobiorca po uregulowaniu przez Zleceniodawcę wszelkich płatności względem Zleceniobiorcy, przygotuje stosowne dokumenty do odbioru, maksymalnie w przeciągu 14 dni od dnia zaksięgowania ostatniej wpłaty.
  5. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za nieodebranie przez Zleceniodawcę dokumentów.
  6. Po upływie terminu określonego w ust. 4 Zleceniobiorca może przekazać dokumentację o której mowa powyżej, do przechowania na koszt Zleceniodawcy.

 

§10  Wynagrodzenie

  1. Zleceniodawca zobowiązany jest do zapłaty Zleceniobiorcy wynagrodzenia za każdy miesiąc obowiązywania Umowy, w wysokości odpowiadającej wybranemu Pakietowi z cennika. Wynagrodzenie obejmuje stałą opłatę miesięczną oraz kwotę wynikającą z ilości dostarczonych dokumentów poza ilością dokumentów przewidzianą dla danego Pakietu. 
  2. Za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego Zleceniobiorcy przysługuje oddzielne wynagrodzenie.
  3. W przypadku korzystania przez Zleceniodawcę z podzielonej płatności tzw. Split Payment kwota następnej faktury – kwota netto wzrośnie o równowartość naliczonego podatku VAT w stosunku do ceny pierwotnej.
  4. Jeżeli w ciągu roku kalendarzowego trwania umowy był zmieniany pakiet bądź faktura za usługi księgowe opiewała na inny pakiet niż wskazany w umowie, Zleceniobiorca indywidualnie wyceni wartość wynagrodzenia z tytułu sporządzenia sprawozdania finansowego poprzez wyliczenie średniej wartości pakietu z roku obrotowego. 
  5. Za wykonanie czynności, o których mowa w § 1 ust. 3 oraz ponownym wykonaniu czynności z § 1 ust. 2 OWU, Strony każdorazowo ustalą wysokość dodatkowego wynagrodzenia.
  6. W przypadku dostarczenia w danym miesiącu przez Zleceniodawcę mniejszej liczby dokumentów niż miesięczna ilość przewidziana dla wybranego przez niego Pakietu, niewykorzystana pula dokumentów nie przechodzi na następny miesiąc i nie zwiększa ilości dokumentów przewidzianej dla wybranego przez Zleceniodawcę Pakietu, która w każdym miesiącu jest stała. Każdy dokument dostarczony przez Zleceniodawcę ponad miesięczną ilość dokumentów przewidzianą dla danego Pakietu zostanie uznany za dokument dodatkowo płatny na zasadach wskazanych w ust. 2 powyżej, nawet jeżeli dotyczy okresu, w którym Zleceniodawca nie wykorzystał miesięcznego limitu dokumentów przewidzianego dla wybranego przez niego Pakietu.
  7. Zleceniodawca zobowiązany jest do zapłaty wynagrodzenia, o którym mowa w niniejszym paragrafie przez cały okres obowiązywania Umowy, również w przypadku braku dostarczenia przez Zleceniodawcę dokumentów księgowych niezbędnych do prawidłowego wykonania przedmiotu Umowy oraz wynikającego z tego braku możliwości wykonania przez Zleceniobiorcę czynności wskazanych w § 1.
  8. Wynagrodzenie płatne jest przelewem do dnia wyznaczonego na fakturze wystawionej przez Zleceniobiorcę, na rachunek bankowy Zleceniobiorcy wskazany na fakturze.
  9. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 2 może być waloryzowane raz w roku kalendarzowym obowiązywania Umowy.
  10. Waloryzacja może nastąpić o wartość wzrostu rocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych (inflacja) ogłoszonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego za każdy rok obowiązywania Umowy w roku następnym. 
  11. Waloryzacja następuje na podstawie pisemnego oświadczenia Zleceniobiorcy. Do dokonania waloryzacji wynagrodzenia nie jest wymagana zmiana treści Umowy.

 

§11  Postanowienia końcowe

  1. Wszelkie spory powstałe na tle lub w związku z realizacją Umowy będą rozstrzygane polubownie. W przypadku braku porozumienia, sądem właściwym dla Stron będzie sąd powszechny właściwy dla siedziby Zleceniobiorcy.
  2. Gdyby jakiekolwiek postanowienie Umowy okazało się nieważne lub bezskuteczne, nie wpływa to na ważność i skuteczność pozostałych jej postanowień. W takim przypadku Strony zastępują postanowienia uznane za nieważne lub bezskuteczne innym, zgodnym z prawem, postanowieniem realizującym możliwie najbardziej zbliżony cel gospodarczy i odzwierciedlający pierwotną intencję Stron.
  3. Zleceniodawca wyraża zgodę na publikację swojego logo na stronach internetowych Zleceniobiorcy w zakładce Klienci. 
  4. Zleceniodawca przekaże Zleceniobiorcy na prośbę swoje logo w formacie elektronicznym
  5. Zleceniobiorca jest uprawniony do jednostronnej zmiany Umowy i OWU, w szczególności w przypadku zmian w przepisach prawa, wewnętrznych uregulowaniach Zleceniobiorcy czy szeroko rozumianej sytuacji rynkowej, zmian w sposobie i zakresie świadczonych usług czy w przypadku zwiększania poziomu bezpieczeństwa technologicznego świadczonych usług, jeśli okoliczności te mają wpływ na realizację przedmiotu Umowy. Jednakże Zleceniobiorca zobowiązuje się ze stosownym wyprzedzeniem poinformować Zleceniodawcę o planowanych zmianach w powyższym rozumieniu. W przypadku gdy Zleceniodawca zdecyduje się jednak z powodu tych zmian wypowiedzieć Umowę, Zleceniobiorca zobowiązuje się świadczyć przedmiot Umowy na dotychczasowych zasadach przez cały okres wypowiedzenia.
  6. Zmiany Umowy lub OWU, o których mowa powyżej wchodzą w życie w terminie wskazanym w informacji o zmianie, z zastrzeżeniem, że zmian o charakterze technicznym, informacyjnym lub redakcyjnym. Zmiany nie wiążą Zleceniodawcy, który wypowiedział Umowę przed dniem ich wejścia w życie.

OŚWIADCZENIA KLIENTA

Oświadczenie przyjmowane jest przez instytucję obowiązaną, tj. AI Finance spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

  1. Niniejszym oświadczam, iż została mi przedstawiona definicja osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne, która uregulowana jest w art. 2 ust. 2 pkt 11 o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 971 z późn. zm.).

 

Zgodnie z tą definicją pod pojęciem osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne rozumie się osoby fizyczne zajmujące znaczące stanowiska lub pełniące znaczące funkcje publiczne, w tym:

  • szefów państw, szefów rządów, ministrów, wiceministrów, sekretarzy stanu, podsekretarzy stanu, w tym Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, Prezesa Rady Ministrów i wiceprezesa Rady Ministrów,
  • członków parlamentu lub podobnych organów ustawodawczych, w tym posłów i senatorów,
  • członków organów zarządzających partii politycznych,
  • członków sądów najwyższych, trybunałów konstytucyjnych oraz innych organów sądowych wysokiego szczebla, których decyzje nie podlegają zaskarżeniu, z wyjątkiem trybów nadzwyczajnych, w tym sędziów Sądu Najwyższego, Trybunału Konstytucyjnego, Naczelnego Sądu Administracyjnego, wojewódzkich sądów administracyjnych oraz sędziów sądów apelacyjnych,
  • członków trybunałów obrachunkowych lub zarządów banków centralnych, w tym Prezesa oraz członków Zarządu NBP,
  • ambasadorów, chargés d’affaires oraz wyższych oficerów sił zbrojnych,
  • członków organów administracyjnych, zarządczych lub nadzorczych przedsiębiorstw państwowych, w tym dyrektorów przedsiębiorstw państwowych oraz członków zarządów i rad nadzorczych spółek z udziałem Skarbu Państwa, w których ponad połowa akcji albo udziałów należy do Skarbu Państwa lub innych państwowych osób prawnych,
  • dyrektorów, zastępców dyrektorów oraz członków organów organizacji międzynarodowych lub osoby pełniące równoważne funkcje w tych organizacjach,
  • dyrektorów generalnych w urzędach naczelnych i centralnych organów państwowych, dyrektorów generalnych urzędów wojewódzkich oraz kierowników urzędów terenowych organów rządowej administracji specjalnej.

 

Niniejszym, poświadczam, iż żaden z beneficjentów rzeczywistych zleceniodawcy nie jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne.

  1. Ponadto oświadczam, iż zostały mi przedstawione definicje Członka rodziny osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne oraz Osoby znanej jako bliski współpracownik osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne uregulowane kolejno w art. art. 2 ust. 2 pkt 3 i pkt 12 o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 971 z późn. zm.).

 

Zgodnie z tymi definicjami za:

  1. Członka rodziny osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne – uznaje się: 

    • małżonka lub osobę pozostającą we wspólnym pożyciu z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, 
    • dziecko osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne i jego małżonka lub osoby pozostającej we wspólnym pożyciu, 
    • rodziców osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne;
  2. Osobę znaną jako bliski współpracownik osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne – uznaje się:
    • osoby fizyczne będące beneficjentami rzeczywistymi osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej lub trustów wspólnie z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne lub utrzymujące z taką osobą inne bliskie stosunki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą,
    • osoby fizyczne będące jedynym beneficjentem rzeczywistym osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej lub trustu, o których wiadomo, że zostały utworzone w celu uzyskania faktycznej korzyści przez osobę zajmującą eksponowane stanowisko polityczne;
  3. Niniejszym, poświadczam, iż żaden z beneficjentów rzeczywistych zleceniodawcy nie jest Członkiem rodziny osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne oraz Osobą znaną jako bliski współpracownik osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne.
  4. Niniejszym oświadczam, że nie współpracuję z podmiotami, które znajdują się w krajach uznanych za obarczone wysokim ryzykiem prania pieniędzy, których są zdefiniowane w art. 2 ust. 2 pkt 13 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu Potwierdzam, że moja działalność gospodarcza nie prowadzi transakcji ani nie utrzymuje relacji z podmiotami z takich krajów. Zobowiązuję się do przestrzegania obowiązujących przepisów prawnych dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu

 

Lista państw wysokiego ryzyka jest dostępna na stronie organizacji FATF (ang. Financial Action Task Force):

  1. Algiera
  2. Angola
  3. Bułgaria
  4. Burkina Faso
  5. Chorwacja
  6. Demokratyczna Republika Kongo
  7. Haiti
  8. Jemen
  9. Kamerun
  10. Kenia
  11. Laos
  12. Liban
  13. Mali
  14. Monako
  15. Mozambik
  16. Namibia
  17. Nepal
  18. Nigeria
  19. Republika Południowej Afryki
  20. Sudan Południowy
  21. Syria
  22. Tanzania
  23. Wenezuela
  24. Wietnam
  25. Wybrzeże Kości Słoniowej

 

Jestem świadomy/a odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

§1  Zakres i cel przetwarzania danych

  1. Powierzone przez Administratora danych dane osobowe będą przetwarzane przez Podmiot przetwarzający wyłącznie w celu realizacji obowiązków wynikających z umowy.
  2. Zakres przetwarzanych przez Podmiot przetwarzający danych osobowych obejmuje prowadzenie ksiąg rachunkowych.
  3. Strony zobowiązują się do przetwarzania powierzonych im danych osobowych w zakresie i celu określonym w ust. 1 i 2 niniejszego paragrafu.

 

§2  Obowiązki podmiotu przetwarzającego

  1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się przed przystąpieniem do przetwarzania powierzonych mu danych osobowych:
    • wdrożyć i utrzymywać przez czas przetwarzania wszelkie środki i zabezpieczenia związane z przetwarzaniem danych osobowych, odpowiednie do rodzaju przetwarzanych danych, które są wymagane przez obowiązujące przepisy prawa, a w szczególności o których mowa w art. 32 Rozporządzenia
    • zapewnić urządzenia i systemy, umożliwiające mu prawidłowe przetwarzanie danych osobowych zgodnie z wymogami określonymi w obowiązujących przepisach prawa;
    • nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji niniejszej umowy
    • dochowania szczególnej staranności, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zachowały je w tajemnicy zarówno w trakcie zatrudnienia ich w Podmiocie przetwarzającym, jak i po jego ustaniu oraz po zakończeniu realizacji umowy powierzenia, między innymi poprzez poinformowanie ich o prawnych konsekwencjach naruszenia poufności danych oraz odebranie oświadczeń o zachowaniu w tajemnicy tych danych
  2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych.
  3. W zakresie przestrzegania przepisów wymienionych w ust. 1 niniejszego paragrafu, Podmiot przetwarzający ponosi odpowiedzialność w takim zakresie jak administrator danych osobowych. Podmiot przetwarzający ponosi odpowiedzialność za działania swoich pracowników i innych osób, przy pomocy których przetwarza powierzone mu dane osobowe, jak za własne działanie i zaniechanie.
  4. Podmiot przetwarzający w miarę możliwości pomaga Administratorowi danych w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 32-36 Rozporządzenia. 
  5. Podmiot przetwarzający po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki zgłasza je Administratorowi danych w ciągu 14 dni.

 

§3  Prawo kontroli

  1. Administratorowi danych przysługuje prawo do kontroli, czy środki zastosowane przez Podmiot przetwarzający przy przetwarzaniu i zabezpieczeniu powierzonych danych osobowych spełniają postanowienia umowy. 
  2. Prawo do kontroli może być zrealizowane w godzinach pracy Podmiotu przetwarzającego po wcześniejszym zapowiedzeniu z minimum 3 dniowym wyprzedzeniem.
  3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli w terminie wskazanym przez Administratora danych, jednak nie dłuższym niż 14 dni.

 

§4  Dalsze powierzenie danych do przetwarzania

  1. W przypadku, gdy dla właściwej realizacji zobowiązań wynikających z Umowy głównej konieczne będzie dokonanie dalszego powierzenia (podpowierzenie) danych osobowych, Podmiot przetwarzający może tego dokonać po uzyskaniu uprzedniej pisemnej zgody Administratora danych.  
  2. Przekazanie powierzonych danych do państwa trzeciego może nastąpić jedynie na pisemne polecenie Administratora danych chyba, że obowiązek taki nakłada na Podmiot przetwarzający prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Podmiot przetwarzający. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Podmiot przetwarzający informuje Administratora danych o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.
  3. Podwykonawca, o którym mowa w §4 ust. 2 Umowy winien spełniać te same gwarancje i obowiązki jakie zostały nałożone na Podmiot przetwarzający w niniejszej Umowie. 
  4. Podmiot przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność wobec Administratora danych w przypadku nie wywiązywania się z obowiązków ochrony danych przez Podwykonawcę.

 

§5  Czas trwania oraz rozwiązanie umowy

  1. Powierzenie danych osobowych następuje na czas trwania Umowy głównej. Wypowiedzenie Umowy głównej skutkuje wypowiedzeniem powierzenia przetwarzania danych osobowych. 
  2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się po zakończeniu przetwarzania danych do niezwłocznego usunięcia/zwrócenia) powierzonych mu danych osobowych oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych.
  3. Administrator danych jest uprawniony do rozwiązania niniejszej umowy bez wypowiedzenia, jeżeli Podmiot przetwarzający nie podjął środków zabezpieczających, o których mowa w § 2 niniejszej umowy lub w przypadku rażącego naruszenia innych postanowień niniejszej umowy. 

 

§6  Postanowienia końcowe

  1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego oraz Rozporządzenia.
  2. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia niniejszej Umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
  3. Strony zobowiązują się dążyć do rozwiązywania wszelkich sporów, jakie mogą zaistnieć na tle wykonywania postanowień niniejszej umowy, polubownie w drodze negocjacji. Spory, których nie uda się wyjaśnić na drodze negocjacji, rozpatrywane będą przez sądy powszechne właściwe dla siedziby Podmiotu przetwarzającego.

PROCEDURA ZASAD WSPÓŁPRACY PEŁNEJ KSIĘGOWOŚCI

Celem usprawnienia Państwa rozliczeń i wyeliminowania potencjalnych błędów przypominamy o podstawowych zasadach współpracy pomiędzy Państwem a AI Finance w zakresie księgowości.

Abyśmy mogli właściwie oszacować Państwa zaliczki miesięczne bądź kwartalne na PIT/CIT oraz wartości deklaracji VAT-7/ VAT-7K, uprzejmie przypominamy o:

  • Przesyłaniu drogą pocztową, mailowa bądź przez portal biura do 8 dnia każdego miesiąca dokumentów księgowych za miesiąc poprzedni,

 

Na komplet dokumentacji składają się: 

  1. Faktury zakupu;
  2. Dodatkowe dokumenty, niebędące fakturami: rachunki, noty księgowe, paragony;
  3. Faktury sprzedaży;
  4. Wyciągi bankowe ze wszystkich kont firmowych (format pdf i mt940/CSV). Jeśli mamy dostęp do Państwa konta, nie jest to punkt wymagany.
  5. Raporty kasowe;
  6. Paragony i inne dowody zakupu związane z działalnością.

 

Gdy występują:

  1. Kasa fiskalna – Raport miesięczny podsumowujący sprzedaż za miesiąc;
  2. Leasing: umowa leasingu oraz harmonogram spłat;
  3. W przypadku zakupu sprzętu na raty: fakturę zakupu sprzętu oraz harmonogram spłat;
  4. W przypadku użyczenia samochodu prywatnego: umowę użyczenia;
  5. Polisy ubezpieczeniowe;
  6. W przypadku samochodu w firmie: opłaty parkingowe, fv z tyt. paliwa, myjni, napraw, wymiany opon etc.;  
  7. Umowy zawartych pożyczek;
  8. Otrzymana korespondencja z US oraz ZUS;
  9. Wnioski o potwierdzenie sald;

 

Informacje:

  1. O zmianie umowy spółki (zwiększenie kapitału, zmiana wspólników);
  2. O zmianie siedziby spółki;
  3. O zmianie zarządu;
  4. Prośba o wystąpienie o zwrot podatku VAT – (AI Finance w Państwa imieniu wystąpi o zwrot);
  5. Prośba o uwzględnienie w rejestrze środków trwałych sprzętu poniżej 10 tyś. zł;
  6. Decyzja o wypłacie dywidendy.

 

Terminowość wysyłki dokumentów jest bardzo ważnym aspektem współpracy. Pozwala nam oszacować wszelkie Państwa rozliczenia w terminie, a w razie ewentualnych wątpliwości, lub innych potrzebnych dokumentów daje nam możliwość rozwiązania problemu z zachowaniem wszelkich urzędowych terminów.

Do tego potrzebne nam są:

  1. Opisywanie faktur kosztowych, które budzą wątpliwość, czy mogą stanowić koszty uzyskania przychodu;
  2. W przypadku przesyłania dokumentów drogą mailową- przesyłania ich w formie załącznika (nie jako treść maila);
  3. Faktury przesyłane drogą elektroniczną powinny być czytelne, w przeciwnym razie powodują problem z ich zaksięgowaniem;
  4. Przydatną informacją podczas wysyłki dokumentów będzie również informacja czy dany komplet dokumentów jest finalny, czy też może na dniach mamy spodziewać się innych dokumentów księgowych;

 

W przypadku dotrzymania terminów wysyłki dokumentacji (pkt 1), AI Finance zobowiązuje się do przekazania Państwu raportów takich jak:

  • Bilans
  • Rachunek Zysków i strat
  • Informacja podatkowa
  • Rozrachunki nierozliczone na ostatni dzień miesiąca rozliczanego
  • Zestawienie obrotów i sald

 

Najpóźniej do 20 dnia miesiąca następnego.

Wszelkie zapytania księgowe prosimy o kierowanie w głównej mierze drogą mailową na skrzynkę biuro@aibr.pl. W nagłych przypadkach prosimy o kontakt telefoniczny pod numerem wymienionym w umowie o usługowe prowadzenie pełnej księgowości

  1. Konieczności zapłaty za nasze usługi w przeciągu 7 dni od dnia otrzymania faktury. Brak płatności w terminie wiąże się z następującymi konsekwencjami:
    • W przypadku należności wynikających z brakiem płatności 1 faktury – Zleceniobiorca może wstrzymać bieżącą obsługę, o czym poinformuje Zleceniodawcę.
    • W przypadku należności wynikających z brakiem płatności 2 faktur – Zleceniobiorca może wypowiedzieć umowę w trybie natychmiastowym,  wraz z poinformowaniem o tym fakcie Zleceniodawcy.
    • W przypadku należności wynikających z braku płatności – Zleceniobiorca może przekazać sprawę do windykacji zewnętrznej a Zleceniodawca zobowiązany jest do zrekompensowania Zleceniobiorcy wszelkich zasadnych wydatków, łącznie z wszelkimi kosztami administracyjnymi, prawnymi i innymi poniesionymi na windykację zaległej należności. 
  2. Zleceniobiorca wystawia fakturę i pobiera od Zleceniodawcy opłatę za każdy rozliczony miesiąc, bez względu na fakt wysyłki dokumentów przez Zleceniodawcę. Wszelkie opóźnienia w dostarczaniu dokumentów przez Zleceniodawcę, mogą spowodować niedotrzymanie terminów urzędowych w związku z wysyłką wszelkiego rodzaju deklaracji przez Zleceniobiorcę. W takim przypadku Zleceniobiorca doliczy do faktury koszty korekty zgodnie z aktualnie podpisanym cennikiem przez Zleceniodawcę.
  3. Niezwłoczne informowanie Zleceniobiorcy o problemach z płynnością Zleceniodawcy. Taka informacja pomoże nam ustalić harmonogram spłaty należności i utrzymać dalszą współpracę. 

 

Wierzymy, że powyższe informacje pomogą nam efektywnie współpracować.

ZASADY WSPÓŁPRACY STRON W ZAKRESIE DOTYCZĄCYM KRAJOWEGO SYSTEMU E-FAKTUR

§1  Oświadczenia Zleceniodawcy

Zleceniodawca oświadcza, że:

  1. jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych,
  2. prowadzi księgi rachunkowe, o których mowa w ustawie o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.  (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1598 ze zm.),
  3. jest czynnym podatnikiem VAT, widniejącym na liście czynnych podatników VAT,
  4. rachunki płatnicze, które wykorzystywane są dla potrzeb działalności prowadzonej przez Zleceniodawcę widnieją na liście czynnych podatników VAT,
  5. ma siedzibę w Rzeczypospolitej Polskiej, gdzie jest objęty nieograniczonym obowiązkiem podatkowym od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce położenia źródeł przychodu,
  6. wyraził zgodę na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych od kontrahentów w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej.

 

§2  Uprawnienie Zleceniobiorcy do korzystania z KSeF

  1. Zleceniodawca zobowiązuje się w terminie wynikającym z Umowy oraz na poniższych zasadach nadać Zleceniobiorcy uprawnienie (dalej: „Uprawnienie”) do korzystania z KSeF.
  2. Strony zgodnie oświadczają, że zakres Uprawnienia do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur na podstawie zawartej Umowy będzie obejmował prawo Zleceniobiorcy do:
    • dostępu do wystawionych przez Zleceniodawcę faktur ustrukturyzowanych (faktur sprzedażowych),
    • dostępu do otrzymanych przez Zleceniodawcę faktur ustrukturyzowanych (faktur zakupowych/kosztowych) oraz możliwość ich pobrania. 
  3. W zakres Uprawnienia Zleceniobiorcy do korzystania z KSeF nie będzie wchodziło prawo Zleceniobiorcy do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur oraz wystawiania  i odbierania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1570 ze zm.), będących fakturami ustrukturyzowanymi, co oznacza w szczególności, że to na Zleceniodawcy spoczywał będzie obowiązek: 
    • wystawiania faktur ustrukturyzowanych, 
    • odbierania faktur ustrukturyzowanych.
  4. Zleceniodawca zobowiązuje się w okresie obowiązywania niniejszej Umowy nie dokonywać jakichkolwiek zmian w zakresie nadanego Zleceniobiorcy Uprawnienia do korzystania z KSeF, bez uprzedniego pisemnego poinformowania o tym Zleceniobiorcy lub na wyraźne żądanie Zleceniobiorcy.
  5. W sytuacji odebrania Zleceniobiorcy Uprawnienia do korzystania z KSeF przez Zleceniodawcę lub z winy Zleceniodawcy, Strony zgodnie oświadczają, że Zleceniobiorca nie ponosi w takiej sytuacji odpowiedzialności za skutki odebrania Uprawnienia do korzystania z KSeF Zleceniodawcy w szczególności, ale nie wyłącznie, w zakresie wykonywania obowiązków Zleceniobiorcy wynikających z zawartej Umowy. 

 

§3  Obowiązki Zleceniodawcy

  1. Zleceniodawca, oprócz obowiązków o których mowa w § 2 Umowy, zobowiązuje się w szczególności do:
    • akceptacji faktur zakupowych otrzymanych w KSeF od kontrahentów Zleceniodawcy w terminie najpóźniej do 8 dnia następnego miesiąca, po zakończeniu danego miesiąca kalendarzowego i informowania Zleceniobiorcy, iż kwoty wynikające z poszczególnych faktur stanowią dla Zleceniodawcy koszt uzyskania przychodu,
    • wystawiania oraz akceptacji w KSeF wyłącznie faktur, które mają związek z prowadzoną przez Zleceniodawcę działalnością gospodarczą,
    • należytej współpracy ze Zleceniobiorcą w zakresie dotyczącym korzystania z KSeF, w tym także do udzielania Zleceniobiorcy wszelkich informacji oraz przesyłania Zleceniobiorcy w terminie do 5 dnia danego miesiąca zestawień wszystkich dokumentów księgowych niezbędnych do prawidłowego wykonania obowiązków Zleceniobiorcy wynikających z zawartej Umowy na adres e-mail Zleceniobiorcy, w tym w szczególności do każdorazowego informowania Zleceniobiorcy o zatwierdzeniu dokumentów księgowych w KSeF i możliwości ich pobrania przez Zleceniobiorcę, celem należytej realizacji obowiązków wynikających z Umowy,
    • przekazywania Zleceniobiorcy w terminie do 8 dnia następnego miesiąca, po zakończeniu danego miesiąca kalendarzowego na adres e-mail Zleceniobiorcy, wszelkich dokumentów zakupu, tj. dokumentów elektronicznych, skanów dokumentów lub cyfrowych zdjęć dokumentów, które w świetle aktualnie obowiązujących przepisów prawa zostały wyłączone spod obowiązku wystawiania w KSeF oraz potwierdzenia ich kompletności, celem należytej realizacji obowiązków wynikających z Umowy przez Zleceniobiorcę.

 

§4  Zasady przekazywania dokumentów

  1. Strony ustalają, iż wszelka dokumentacja związana z realizacją Umowy będzie przesyłana przez Zleceniodawcę wyłącznie w postaci elektronicznej na adres mailowy Zleceniobiorcy za pomocą środków komunikacji elektronicznej, bądź za pomocą aplikacji udostępnionych Zleceniodawcy przez Zleceniobiorcę, służących do komunikacji między Stronami.
  2. Dokument elektroniczny powinien spełniać wymogi określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1598 ze zm.), z uwzględnieniem uproszczeń, o których mowa w art. 21 ust. 1a wyżej wymienionej ustawy.
  3. Otrzymanie przez Zleceniobiorcę dokumentów związanych z realizacją Umowy musi zostać każdorazowo potwierdzone przez osobę do tego upoważnioną ze strony Zleceniobiorcy. 

 

§5  Oświadczenia Zleceniobiorcy

  1. Zleceniobiorca oświadcza, że nie ma obowiązku weryfikowania informacji otrzymanych od Zleceniodawcy dotyczących dokumentów księgowych, w szczególności tego, czy dany dokument księgowy potwierdza rzeczywiste zdarzenie gospodarcze. 
  2. Zleceniobiorca nie weryfikuje przekazanych przez Zleceniodawcę informacji wynikających z dokumentów księgowych dotyczących przedmiotu świadczenia, klasyfikacji towaru lub usługi, warunków dostawy, daty zdarzenia, ceny, itp. 
  3. W przypadku braku możliwości dokonania oceny podatkowej faktur bez uzyskania dodatkowych informacji lub wglądu w inne dokumenty, Zleceniobiorca może wyznaczyć Zleceniodawcy odpowiedni termin do uzupełnienia informacji lub przedłożenia dodatkowych wyjaśnień.
  4. Zleceniobiorca może odmówić wykonania świadczenia lub wstrzymać się z jego realizacją w przypadku naruszenia przez Zleceniodawcę obowiązku, o którym mowa w § 3. Odmowa lub wstrzymanie się z wykonaniem świadczenia, o których mowa w poprzednim zdaniu nie wpływa na wynagrodzenie Zleceniobiorcy. 
  5. W przypadku naruszenia przez Zleceniodawcę obowiązku, o którym mowa w § 3 a) i c), Zleceniobiorcy, celem należytego wykonania obowiązków wynikających z Umowy, przysługuje prawo do pobrania wystawionych i otrzymanych faktur Zleceniodawcy z KSeF oraz ich ujęcia w Księdze oraz Ewidencjach Zleceniodawcy. 
  6. Strony zgodnie oświadczają, że skutki ekonomiczne, podatkowe i prawne działania, o których mowa w § 3 oraz § 4, ponosi wyłącznie Zleceniodawca.
  7. Strony zgodnie oświadczają, że Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za wszelkie konsekwencje wynikające z awarii oraz opóźnień w funkcjonowaniu systemu KSeF.

……..

……..

……………

AI FINANCE SP. Z O.O.

UL. DŁUGA 29, 00-238 Warszawa

NIP: 5253017660

AI Finance 2025