§1  Przedmiot Umowy

I  UPROSZCZONA KSIĘGOWOŚĆ:

1. Na mocy Umowy Zleceniodawca zleca prowadzenie uproszczonej księgowości w postaci księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji przychodów i rozliczeń podatku od towarów i usług, na warunkach określonych niniejszą Umową.
2. Przedmiot Umowy stanowi:
   • prowadzenie i przechowywanie przez Zleceniobiorcę podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zwanej dalej „Księgą” lub  prowadzenie i przechowywanie przez Zleceniobiorcę dokumentacji o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, związanej z opodatkowaniem w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, zwanej dalej podatkowych zwanych dalej „Ewidencjami”, na którą składają się:
     • odrębne ewidencje dla celów podatku od towarów i usług,
     • odrębne ewidencje podatku dochodowego od osób fizycznych
     • ewidencje środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych
   • reprezentowanie Zleceniodawcy przed Urzędem Skarbowym oraz Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (jeżeli podpisana jest umowa o Usługowe prowadzenie obsługi Kadrowo – Płacowej) we wszelkich sprawach związanych z prowadzoną przez Zleceniodawcę działalnością gospodarczą, w tym podpisywanie i składanie deklaracji podatkowych.
3. Zleceniodawca może zlecić Zleceniobiorcy wykonanie dodatkowych czynności, niż czynności wymienione w ust. 2. Zleceniobiorca może naliczyć opłatę za dodatkowe usługi zgodnie z cennikiem lub odmówić ich wykonania.
4. Zleceniobiorca może powierzyć wykonanie poszczególnych czynności związanych z realizacją Umowy innej osobie lub innemu podmiotowi.

II  KADRY I PŁACE :

1. Na mocy Umowy Zleceniodawca zleca prowadzenie spraw kadrowo-płacowych, a Zleceniobiorca zobowiązuje się do ich prowadzenia na warunkach określonych niniejszą Umową.
2. Przedmiot Umowy stanowi:
   • Prowadzenie spraw kadrowych Zleceniodawcy polegające na:
     • na wyraźną prośbę – przekazanie wzoru umów z pracownikami, w oparciu o Kodeks Pracy oraz informacje i wytyczne przekazywane przez Zleceniodawcę w tym:
       • umów o pracę,
       • umów zlecenia,
       • umów o dzieło
     • przygotowanie świadectw pracy;
     • sporządzanie zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu;
     • sporządzanie informacji o stanie urlopów wypoczynkowych i przekazywanie właścicielowi,  zarządowi lub wskazanej osobie;
     • prowadzenie akt osobowych dla pracowników zgodnie z zasadami przewidzianymi w przepisach prawa pracy w tym:
       • ustalanie uprawnień do wszelkich rodzajów absencji (np. urlop wypoczynkowy, zwolnienie lekarskie), oraz prowadzenie ewidencji nieobecności na podstawie dokumentów źródłowych dostarczonych przez Klienta,
     • prowadzenie rejestru badań lekarskich;
     • prowadzenie rejestru szkoleń wstępnych i okresowych BHP;
     • zgłaszanie i wyrejestrowywanie pracowników z ZUS;
     • prowadzenie ewidencji czasu pracy na podstawie ewidencji nieobecności oraz faktycznego czasu pracy przekazywanych do Zleceniobiorcy; 
     • opracowywanie spraw związanych z zajęciami komorniczymi;
     • pomoc przy kontrolach Państwowej Inspekcji Pracy i ZUS.
   • Płace:
     • naliczanie wszystkich rodzajów wynagrodzeń, na podstawie ewidencji czasu pracy przekazanej do Zleceniobiorcy;
     • sporządzanie list płac, w tym także odcinków wypłat (tzw. „paski”), rachunków i do nich list rachunków oraz ich wysyłka
     • obliczanie wartości podatków, składek ZUS, składek PPK do zapłaty przez Zleceniodawcę i ich wysyłka;
     • rozliczanie umów cywilnoprawnych (np. umowy zlecenia, umowy o dzieło), członków zarządu,
     • składanie wniosków do ZUS o wypłatę zasiłków;
   • Deklaracje:
     • sporządzanie deklaracji PIT-11 wraz z przesłaniem jednego egzemplarza do właściwego dla pracownika Urzędu Skarbowego i przekazaniem jednego egzemplarza Pracodawcy, który wyda je pracownikom;
     • sporządzanie rocznej deklaracji PIT-4R wraz z przesłaniem jej do właściwego Urzędu Skarbowego
     • sporządzanie i przesyłanie do ZUS miesięcznych deklaracji rozliczeniowych (DRA+RCA);
     • Sporządzanie i przesyłanie do serwisu PPK deklaracji składkowych;
3. Zleceniodawca może, za zgodą Zleceniobiorcy, zlecić wykonanie innych czynności, niż czynności wymienione w ust. 2. Lista wraz z cennikiem najczęściej wystawianych dokumentów dodatkowych stanowi załącznik do umowy, dokumenty dodatkowe spoza listy będą indywidualnie ustalane i wyceniane pomiędzy Zleceniodawcą a Zleceniobiorcą.
4. Zleceniobiorca może przy wykonywaniu przedmiotu Umowy powierzyć wykonanie poszczególnych czynności związanych z realizacją Umowy innej osobie lub innemu podmiotowi.

§2  Obowiązki Zleceniobiorcy

1. Zleceniobiorca zobowiązuje się wykonywać przedmiot Umowy z zachowaniem należytej staranności i w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.
2. Zleceniobiorca zobowiązuje się, na każde żądanie Zleceniodawcy, udostępnić jemu lub osobom przez niego upoważnionym, wszelkie dokumenty związane z wykonywaniem niniejszej Umowy.
3. Zleceniobiorca zobowiązuje się do informowania Zleceniodawcy mailowo o wysokości zobowiązań podatkowych oraz wobec ZUS, w terminie umożliwiającym ich zapłatę.
4. Zleceniobiorca oświadcza, że zawarł umowę ubezpieczenia OC, za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością i zobowiązuje się do posiadania ubezpieczenia przez cały okres obowiązywania Umowy.
5. Zleceniobiorca na podstawie Umowy nie jest uprawniony do zaciągania w imieniu Zleceniodawcy zobowiązań oraz do zawierania jakichkolwiek umów.
6. Zleceniobiorca zobowiązuje się przekazywać deklaracje do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Urzędu Skarbowego z zachowaniem terminów ustawowych. Deklaracje będą sporządzane na podstawie danych przekazanych przez Zleceniodawcę.

§3  Obowiązki Zleceniodawcy

1. Zleceniodawca zobowiązuje się do:
   • rzetelnego, merytorycznego i właściwego pod względem formalnym dokumentowania operacji gospodarczych będących podstawą wpisów dokonywanych przez Zleceniobiorcę w Księdze i Ewidencjach;
   • dostarczania do 8 dnia każdego miesiąca wszystkich dokumentów księgowych dotyczących poprzedniego miesiąca kalendarzowego niezbędnych do prawidłowego wykonania przedmiotu Umowy w terminie;
   • w przypadku wątpliwości co do celowości poszczególnych kosztów potwierdzenie kontroli merytorycznej dokumentu i zasadności poniesienia wydatków
   • niezwłocznego informowania Zleceniobiorcy o wszelkich zdarzeniach mogących mieć wpływ na prawidłowość prowadzenia Księgi i Ewidencji oraz rozliczeń publicznoprawnych;
   • udostępnienia na żądanie Zleceniobiorcy dokumentów niezbędnych do prawidłowej oceny dokumentów podatkowych;
   • udzielania wszelkich informacji dotyczących dokumentacji księgowej w celu umożliwienia prawidłowego wykonania przedmiotu Umowy;
   • Zleceniodawca udziela Zleceniobiorcy pełnomocnictwa do reprezentowania Zleceniodawcy przed Urzędem Skarbowym oraz Zakładem Ubezpieczeń Społecznych we wszelkich sprawach związanych z prowadzoną przez Zleceniodawcę działalnością gospodarczą oraz do podpisywania w jego imieniu sporządzonych deklaracji rozliczeniowych z tytułu:
     • podatku od towarów i usług,
     • podatku dochodowego od osób fizycznych
     • składek na ubezpieczenie społeczne.
   • Zleceniodawca oświadcza, że nie toczą się w jego sprawie postępowania podatkowe, karne lub karne skarbowe w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.

§4  Poufność

1. Zleceniodawca i Zleceniobiorca zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, o których dowiedzieli się w związku z wykonywaniem przedmiotu Umowy.
2. Zleceniobiorca zobowiązuje się do korzystania z wszelkich informacji uzyskanych w związku z realizacją Umowy wyłącznie w celu należytego wykonywania obowiązków z niej wynikających.
3. Dopuszcza się ujawnienie w/w informacji w przypadku gdy:
   • Zleceniodawca wydał uprzednią zgodę pisemną na ich ujawnienie,
   • obowiązek ich ujawnienia wynika z przepisów prawa,
   • żądanie ujawnienia pochodzi od uprawnionych do tego organów administracji publicznej lub sądów.

§5  Odpowiedzialność Zleceniobiorcy

1. Zleceniobiorca od dnia zawarcia Umowy przejmuje odpowiedzialność przewidzianą przepisami prawa za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości Zleceniodawcy,
   z zastrzeżeniem, że Zleceniodawca ponosi wyłączną odpowiedzialności za realizację ciążących na nim zobowiązań wobec Urzędu Skarbowego lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
   w szczególności terminowego regulowania należności podatkowych oraz składek na ubezpieczenie społeczne, o których Zleceniobiorca poinformował Zleceniodawcę w toku wykonywania Umowy,  a odpowiedzialność Zleceniobiorcy jest wyłączona w tym zakresie.
2. Zleceniobiorca nie bada ani nie bierze odpowiedzialności za autentyczność dostarczonych przez Zleceniodawcę dokumentów i nie odpowiada za nieprawidłowości wynikające
   z nierzetelnych lub niezgodnych ze stanem faktycznym informacji dostarczonych przez Zleceniodawcę.
3. Zleceniobiorca nie odpowiada za nie zaksięgowanie dokumentów niedostarczonych przez Zleceniodawcę lub dostarczonych po terminie określonym w § 3 lit. b).
4. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności karnej-skarbowej, za nieterminowe opłacanie należności podatkowych oraz nieterminowe złożenie deklaracji, chyba że nastąpiło to z winy umyślnej Zleceniobiorcy.
5. Niewywiązywanie się przez Zleceniodawcę z obowiązków określonych w § 3 Umowy zwalnia Zleceniobiorcę od odpowiedzialności za wynikłą z tego tytułu szkodę.
6. W przypadku zalegania przez Zleceniodawcę z zapłatą wynagrodzenia za co najmniej 1 okresu rozliczeniowego, Zleceniobiorca uprawniony jest do wstrzymania wykonywania czynności wskazanych w § 1 Umowy do czasu uiszczenia zaległych płatności przez Zleceniodawcę, bez ponoszenia jakiejkolwiek odpowiedzialności za szkodę wynikłą z tytułu wstrzymania świadczonych usług.
7. Odpowiedzialność Zleceniobiorcy z tytułu wykonywania przedmiotu umowy ograniczona jest do kwoty sumy gwarancyjnej, wynikającej z zawartej umowy OC, o której mowa w § 2 ust. 5.

§6  Miejsce przechowywania dokumentacji

1. Strony ustalają zgodnie, iż Księga i Ewidencje oraz dokumenty związane z realizacją przedmiotu Umowy przechowywane będą w siedzibie Zleceniobiorcy
2. Strony ustalają zgodnie, iż Księga i Ewidencje oraz dokumenty związane z realizacją przedmiotu Umowy w formie elektronicznej przechowywane będą w siedzibie Zleceniobiorcy przez cały okres trwania umowy.

§7  Zasady przechowywania dokumentacji

1. Strony ustalają zgodnie, iż Dokumentacja i Ewidencje oraz inne dokumenty związane z realizacją przedmiotu Umowy, przekazane Zleceniobiorcy przez Zleceniodawcę, przechowywane będą w siedzibie Zleceniobiorcy. W przypadku Dokumentacji i Ewidencji przekazanej Zleceniobiorcy w formie elektronicznej oraz Dokumentacji i Ewidencji przechowywanej w formie elektronicznej, Dokumentacja i Ewidencja przechowywane będą w siedzibie Zleceniobiorcy w systemie teleinformatycznym, z którego korzysta Zleceniobiorca.
2. Zleceniobiorca oświadcza, że system teleinformatyczny, o którym mowa w ust. 1, spełnia wymogi wskazane w §9 i § 10 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369 z późn. zm.).
3. Zleceniodawca może przekazywać Dokumentację i Ewidencję Zleceniobiorcy w formie papierowej oraz elektronicznej.
4. W przypadku Dokumentacji i Ewidencji przekazanej Zleceniobiorcy w formie papierowej, na żądanie Zleceniobiorcy, Zleceniodawca zobowiązuje się do odbioru Dokumentacji i Ewidencji w wersji papierowej od Zleceniobiorcy w terminie wyznaczonym przez Zleceniobiorcę. W razie braku odbioru przekazanej dokumentacji, o której mowa w ust. 1 w okresie wskazanym przez Zleceniobiorcę, po dniu następującym po terminie wskazanym przez Zleceniobiorcę, Zleceniobiorca ma prawo do naliczania dodatkowej opłaty za każdy dzień przechowywania ww. dokumentacji po wyznaczonym przez Zleceniobiorcę terminie. 
5. Opłata, o której mowa w ust. 4, nie może przekroczyć kwoty w wysokości 500 zł. 
6. Zleceniobiorca zobowiązuje się do prowadzenia i przechowywania Dokumentacji, Ewidencji oraz innych dokumentów związanych z realizacją przedmiotu Umowy w sposób gwarantujący zachowanie ich poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres trwania niniejszej Umowy lub przez okres wynikający z przepisów prawa.
7. Strony wspólnie oświadczają i akceptują, że wynagrodzenie za przechowywanie dokumentacji, o której mowa w ust. 1 lub – w przypadku jej przekazania w formie papierowej – dokonanie jej cyfrowego odwzorowania i przechowywania w formie elektronicznej, jest objęte wynagrodzeniem określonym w niniejszej Umowie i nie przysługują Zleceniobiorcy żadne roszczenia o dodatkowe wynagrodzenie z tego tytułu.

§8  Zasady przekazywania dokumentów

1. Strony ustalają, iż wszelka dokumentacja związana z przedmiotem Umowy, w tym w szczególności dokumenty elektroniczne (elektroniczna faktura, wydruk z systemu bankowości internetowej, itp.), skany lub cyfrowe zdjęcia dokumentów będą przekazywane Zleceniobiorcy przez Zleceniodawcę wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej na adres mailowy Zleceniobiorcy, wskazany w umowie.
2. Dokument elektroniczny powinien spełniać wymogi określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, z uwzględnieniem uproszczeń, o których mowa w art. 21 ust. 1a w/w ustawy.
3. Przekazanie przez Zleceniodawcę dokumentów związanych z realizacją Umowy musi zostać każdorazowo potwierdzone przez osobę do tego upoważnioną ze strony Zleceniobiorcy.

§9  Rozwiązanie Umowy

1. Strony mogą rozwiązać Umowę na piśmie z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia.
2. Zleceniobiorca może rozwiązać Umowę bez zachowania terminu wypowiedzenia, ze skutkiem natychmiastowym, w sytuacji gdy Zleceniodawca w sposób rażący narusza postanowienia Umowy lub z tytułu naruszenia przepisów AML.
3. Zleceniobiorca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku zalegania przez Zlecającego z zapłatą wynagrodzenia za co najmniej 2 okresy rozliczeniowe.
4. Po wygaśnięciu Umowy Zleceniobiorca po uregulowaniu przez Zleceniodawcę wszelkich płatności względem Zleceniobiorcy, przygotuje stosowne dokumenty do odbioru, maksymalnie w przeciągu 14 dni od dnia zaksięgowania ostatniej wpłaty.
5. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za nieodebranie przez Zleceniodawcę dokumentów.
6. Po upływie terminu określonego w ust. 4 Zleceniobiorca może przekazać dokumentację o której mowa powyżej, do przechowania na koszt Zleceniodawcy.

§10  Wynagrodzenie

1. Zleceniodawca zobowiązany jest do zapłaty wynagrodzenia za każdy miesiąc obowiązywania Umowy, w wysokości odpowiadającej wybranemu Pakietowi z cennika. Wynagrodzenie obejmuje stałą opłatę miesięczną oraz kwotę wynikającą z ilości dostarczonych dokumentów poza ilością dokumentów przewidzianą dla danego Pakietu.
2. Wynagrodzenie Zleceniobiorcy pobierane jest zgodnie z cennikiem zawartym w umowie, w przypadku dostarczenia większej ilości dokumentów niż jest przewidziane w pakiecie, Zleceniodawca ma prawo do zmiany pakietu zgodnie z cennikiem bez podpisywania aneksu.
3. Zleceniobiorca może zaproponować aneks zmieniający pakiet dokumentów, wówczas będzie liczył wynagrodzenie oraz dodatkowe dokumenty zgodnie z pakietem wskazanym w aneksie.
4. Za wykonanie czynności, o których mowa w § 1 ust. 3 oraz ponowne wykonaniu czynności z § 1 ust. 2 Umowy, Strony każdorazowo ustalą wysokość dodatkowego wynagrodzenia.
5. W przypadku dostarczenia w danym miesiącu przez Zleceniodawcę mniejszej liczby dokumentów niż miesięczna ilość przewidziana dla wybranego przez niego Pakietu, niewykorzystana pula dokumentów nie przechodzi na następny miesiąc i nie zwiększa ilości dokumentów przewidzianej dla wybranego przez Zleceniodawcę Pakietu, która w każdym miesiącu jest stała. Każdy dokument dostarczony przez Zleceniodawcę ponad miesięczną ilość dokumentów przewidzianą dla danego Pakietu zostanie uznany za dokument dodatkowo płatny na zasadach wskazanych w ust. 2 powyżej, nawet jeżeli dotyczy okresu, w którym Zleceniodawca nie wykorzystał miesięcznego limitu dokumentów przewidzianego dla wybranego przez niego Pakietu.
6. Zleceniodawca zobowiązany jest do zapłaty wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1 i 2 powyżej przez cały okres obowiązywania Umowy, w szczególności również w przypadku braku dostarczenia przez Zleceniodawcę dokumentów księgowych niezbędnych do prawidłowego wykonania przedmiotu Umowy oraz wynikającego z tego braku możliwości wykonania przez Zleceniobiorcę czynności wskazanych w § 1.
7. Wynagrodzenie płatne jest przelewem do dnia wyznaczonego na fakturze wystawionej przez Zleceniobiorcę, na rachunek bankowy Zleceniobiorcy wskazany na fakturze.
8. W przypadku korzystania przez Zleceniodawcę z podzielonej płatności tzw. Split Payment kiedy nie wynika to z przepisów prawa kwota następnej faktury – kwota netto wzrośnie o równowartość naliczonego podatku VAT w stosunku do ceny pierwotnej.
9. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 2 może być waloryzowane raz w roku kalendarzowym obowiązywania Umowy.
10. Waloryzacja może nastąpić o wartość wzrostu rocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych (inflacja) ogłoszonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego za każdy rok obowiązywania Umowy w roku następnym.
11. Waloryzacja następuje na podstawie pisemnego oświadczenia Zleceniobiorcy. Do dokonania waloryzacji wynagrodzenia nie jest wymagana zmiana treści Umowy.

§11  Postanowienia końcowe

1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. Wszelkie spory powstałe na tle lub w związku z realizacją Umowy będą rozstrzygane polubownie. W braku porozumienia, sądem właściwym dla Stron będzie sąd powszechny właściwy dla siedziby Zleceniobiorcy.
3. Gdyby jakiekolwiek postanowienie Umowy okazało się nieważne lub bezskuteczne, nie wpływa to na ważność i skuteczność pozostałych jej postanowień. W takim przypadku Strony zastępują postanowienia uznane za nieważne lub bezskuteczne innym, zgodnym z prawem, postanowieniem realizującym możliwie najbardziej zbliżony cel gospodarczy i odzwierciedlający pierwotną intencję Stron.
4. Zleceniodawca wyraża zgodę na publikację swojego logo na stronach internetowych Zleceniobiorcy w zakładce Klienci.
5. Zleceniodawca przekaże Zleceniobiorcy na prośbę swoje logo w formacie elektronicznym.
6. Zleceniobiorca jest uprawniony do jednostronnej zmiany Umowy i OWU, w szczególności w przypadku zmian w przepisach prawa, wewnętrznych uregulowaniach Zleceniobiorcy czy szeroko rozumianej sytuacji rynkowej, zmian w sposobie i zakresie świadczonych usług czy w przypadku zwiększania poziomu bezpieczeństwa technologicznego świadczonych usług, jeśli okoliczności te mają wpływ na realizację przedmiotu Umowy. Jednakże Zleceniobiorca zobowiązuje się ze stosownym wyprzedzeniem poinformować Zleceniodawcę o planowanych zmianach w powyższym rozumieniu. W przypadku gdy Zleceniodawca zdecyduje się jednak z powodu tych zmian wypowiedzieć Umowę, Zleceniobiorca zobowiązuje się świadczyć przedmiot Umowy na dotychczasowych zasadach przez cały okres wypowiedzenia.
7. Zmiany Umowy lub OWU, o których mowa powyżej wchodzą w życie w terminie wskazanym w informacji o zmianie, z zastrzeżeniem, że zmian o charakterze technicznym, informacyjnym lub redakcyjnym. Zmiany nie wiążą Zleceniodawcy, który wypowiedział Umowę przed dniem ich wejścia w życie.